Alive Afterall (alaft) wrote,
Alive Afterall
alaft

Kaizen of my Life. Часть 8. Тайм-менеджмент

Есть такой человек - Бодо Шефер, пишет книги о личностном росте и о том, как разбогатеть. Помимо всяких схем и конкретных рекомендаций, я прочел у него как-то примерно такую мотивационную фразу: дескать, торжественно сообщите всем вашим друзьям и знакомым, что через столько-то времени размер вашего состояния будет таким-то. Это, мол, обязательно поможет вам достичь своей цели, а потому что иначе как же вы потом им всем в глаза-то смотреть будете. А значит, справитесь: деваться вам уже некуда. Как вам такие рецепты?)

Да, есть такой подход - кинуть в воду и пусть сам выплывает, если жить хочет. Кто-то эффективен только когда находится между молотом и наковальней, когда все мосты сожжены и "Москва за нами". Окей - пусть он такими подходами и пользуется. А Кайдзен - это путь планомерного развития для зрелого самомотивированного человека. Кайдзен не требует сворачивать горы, не понуждает делать всё и сразу и не говорит "сперва добейся".


Главный же секрет Системы в том, что вы можете начинать работу с ней с самого малого. Конечно, от начальной работы по внедрению, безусловно, никуда не уйти: нужно продумать, в каком виде вести регламенты, какими средствами пользоваться для напоминаний о периодических действиях, как и где вообще хранить и информацию и т.п. Но это - разовая работа. Ее достаточно один раз сделать, а потом пользоваться.

А потом начать, например, с какой-нибудь одной темы. Сформулировать ее для себя, поставить цель, придумать первые правила регламента и начать присматриваться. Отработайте Систему не спеша, в течение нескольких месяцев на двух-трех темах, таких, по которым результаты от внедрения своих правил можно оценить довольно быстро. Потом можно переходить к более сложным вещам.

Тем не менее, при вашем желании, еще и сам темп работы с Системой тоже будет возрастать. Сейчас объясню почему. Итак, на что же тратится время при работе с Системой? Основное время, безусловно, занимает циклическая работа с темами. То самое PDCA Деминга. Вот с анализа регулярных временных затрат и начнем. Разложим время по полочкам.

Работа с каждой темой состоит из трех основных частей:
- подготовительная работа: сформулировать тему, поставить цель, заполнить регламент, исходя из уже имеющейся информации
- периодические действия, диктуемые текущим регламентом
- действия по улучшению темы.

Подготовительная работа по каждой теме является разовой. На нее нужно просто выделить время, после чего возвращение к ней уже не понадобится.

От времени, затрачиваемого на периодические действия, не уйти. Но его возможно оптимизировать, если поставить себе такую цель и сформулировать ее как одну из тем. Тогда со временем вы что-то где-то автоматизируете, какие-то дела объедините, а от каких-то вовсе откажетесь, если найдете более эффективный способ решения задач, связанных с этим действием.

А для действий по улучшению нужно просто выделить время. Система не задает долгосрочных временных рамок. У нее не бывает дедлайнов. Тут не бывает ситуаций, при которых не уложиться в срок сулило бы какую-то катастрофу. Просто выделите себе определенное количество часов в неделю или в месяц на эту работу. У меня сейчас, например, выделено по три часа в неделю, когда я в городе, а когда в поездке - я этим просто не занимаюсь, ставлю Систему "на паузу".

Кроме того, по мере работы с Системой, время, отведенное на улучшение, может освобождаться за счет следующих факторов:
а) все мы когда-то учились читать. Сначала по слогам, потом по 40 слов в минуту, потом по 100. А сейчас многие люди, работающие с большими потоками информации, могут легко мысленно обработать убористый текст на листе А4 за 20 секунд и выцедить из него самое нужное. Так же и тут - по мере набивания руки при работе с Системой сама скорость работы будет неуклонно возрастать. Какие-то размышления и выводы начнут выскакивать сами, на автомате, какие-то выводы окажутся общими сразу для нескольких вопросов и т.д.

б) хоть и говорят, что "нет предела совершенству", но по многим темам может получиться так, что новой информации в виде проблем и возможностей поступает мало, а в действиях по улучшению вы уже приближаетесь к той асимптоте, выше которой, увы, не прыгнуть. И может получиться, что двух-трех минут для целой темы окажется достаточно, чтобы пробежаться по всем направлениям, которые я привел в предыдущих главах.

в) но и в тех темах, где работ невпроворот, все равно по мере проработки наступает ясность по конкретике, становится очевидно, где свои действия можно сократить, а где наоборот - заняться преимущественно работами "на перспективу".


Ну и наконец, не забывайте про приоритеты. Приоритеты - неотъемлемая часть любого тайм-менеджмента. Человек, который работает по принципу "чем раньше поступила задача, тем раньше я ее делаю" - враг самому себе.

Когда вы войдете в Систему плотнее, и у вас появится много тем, имеет смысл расставлять приоритеты после того, как вы определите их текущий статус по матрице Эйзенхауэра:
1) важное и срочное - дела, которые требуют незамедлительных действий.
2) важное, но не срочное - дела, которым следует уделять как можно больше времени, потому что как раз они и позволяют предупреждать многие проблемы за счет повышения эффективности собственной жизни
3) срочное, но не важное - дела, не ведущие к вашим целям, но отвлекающие вас от выполнения важных дел
4) не важные и не срочные - пустая трата времени.

Обычно эта матрица применяется для тайм-менеджмента в бизнесе. Там предлагается все дела из группы (3) делегировать кому-нибудь другому, а самому заниматься группой (2). Это поможет минимизировать появление дел в группе (1). Система, к сожалению (или к счастью) не предполагает делегирования срочной рутины своим секретарям и подчиненным)) Поэтому здесь нужно просто придерживаться таких стратегий:
- неважных дел в системе быть не должно вообще! Улучшение тем - это всегда важная работа. Очистите Систему от пустяковых тем, которые не мешают вам жить. Хотя бы на первых порах. Работаем только с верхней частью матрицы.
- срочными важными делами являются уже возникшие проблемы и уже видимые потенциальные. Остальные дела важные, но не срочные.

А теперь самое главная стратегия. Какие дела являются в Системе самыми важными? Самыми важными являются дела, которые учат вас не допускать возникновения срочных дел по причине вашей неорганизованности, безалаберности, забывчивости, надежды на Авось и т.п.. В долгосрочной перспективе срочные проблемы должны возникать только по причине внешних обстоятельств. Если вы не можете уверенно сказать себе "Я делал всё от меня зависящее, чтобы этот аврал предотвратить", значит вам над этим еще работать и работать.

На этом вкратце всё.
Tags: kaizen
Subscribe

  • Осень. ЛТА

    Вчера после работы мне выпало примерно полтора часа времени, которое нужно было куда-то деть. По случаю неплохой погоды заехал в парк Лесотехнической…

  • Осень на Хепоярви

    Еще одно новое для меня осеннее место. Доселе я бывал тут только летом. Все фоты сделаны вдоль Тропы Здоровья: Озеро Пионерское: И утки…

  • Осень. Болото. Сестрорецкое.

    Я уже бывал в этих местах летом 2 года назад. А теперь пришла пора посмотреть на них в желтых красках. Как и на всякой экотропе, тут дорожки и…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

  • 35 comments

  • Осень. ЛТА

    Вчера после работы мне выпало примерно полтора часа времени, которое нужно было куда-то деть. По случаю неплохой погоды заехал в парк Лесотехнической…

  • Осень на Хепоярви

    Еще одно новое для меня осеннее место. Доселе я бывал тут только летом. Все фоты сделаны вдоль Тропы Здоровья: Озеро Пионерское: И утки…

  • Осень. Болото. Сестрорецкое.

    Я уже бывал в этих местах летом 2 года назад. А теперь пришла пора посмотреть на них в желтых красках. Как и на всякой экотропе, тут дорожки и…