Alive Afterall (alaft) wrote,
Alive Afterall
alaft

Categories:

Kaizen of my Life. Часть 1. Регламенты

Итак, начнем серию постов о моей системе постоянного пошагового усовершенствования огранизации жизни (далее по тексту - Система).

Регламенты - это даже еще не сама Система, а та база данных, в которой сохраняются результаты работы Системы. Это то, что позволяет воплотить Систему на практике, ведь любая теория или методика без применения в жизни не имеет практической пользы. Регламенты (а их может быть как один, так и несколько или очень много) - это те правила, по которым следует жить, после того, как вы их для себя установили.


Каждый регламент имеет свойства и структуру.

Какие у регламента свойства? Все те, что присущи любому процессу по циклу Деминга: PDCA (Plan - Do - Check - Act). Или, эти четыре такта по-русски:
1) Планируй - разрабатывай и вноси в регламент новые пункты, появившиеся в ходе работы Системы.
2) Внедряй - выучи эти пункты, не забывай о них, пользуйся ими постоянно.
3) Контролируй - с помощью Системы проверяй, насколько эти пункты жизненны, не мешают ли они чему-нибудь, не сформулированы ли о ни так, что о них всё время забываешь и т.п.
4) Воздействуй - если в пункте регламента выявлены недостатки, надо их сформулировать, устранить и скорректировать этот пункт. Если Система показала, что этот пункт уже неактуален, нужно удалить его из регламента.

Структуру регламента я продемонстрирую на примере одного из своих регламентов, который существует уже довольно давно - регламент по безопасной работе с информацией. Весь я его приводить не буду - он очень велик, но на примере его пунктов проиллюстрирую, какая в принципе может быть структура у регламента.

В моих регламентах шесть частей:
1) Что не делать
Здесь приведены действия, которые в обычной повседневной жизни не могут случиться, если вы сами их не станете делать.
Примеры: "Не хранить пароли от аккаунтов в явном виде на электронных носителях", "Не отходить от компьютера, не закрыв сессию интернет-банкинга, если в доме есть посторонние", "Не пользоваться мобильным банкингом для счетов с суммами более 500 долларов" и т.п.
Как пользоваться: выучить, запомнить, вспоминать при соответствующих ситуациях. В принципе, методология пользования этим пунктом регламента ничем не отличается от обычных правил безопасности типа "не суй пальцы в розетку".

2) Как делать
Тут приводятся особые требования к тем действиям, которые вы совершаете.
Примеры: "Незамедлительно запароливать все приватные данные, записанные на компьютер, и удалять незапароленные", "При заходе на сайты, где производятся интернет-платежи, тщательно проверять адресную строку во избежание фишинга"
Как пользоваться: точно так же - выучить, запомнить, вспоминать при соответствующих ситуациях. Это ничем не отличается от правил дорожного движения типа "переходя дорогу, посмотри сначала налево, потом направо". Возникло событие "Вам нужно перейти дорогу" - возникла реакция "поверни голову налево".

3) Что делать, если
Тут описываются ваши действия при возникновении различных опасных событий, инициированных не вами или совершенных вами непреднамеренно.
Примеры: "При потере мобильного устройства сменить пароли на тех аккаунтах, в которых делались авторизации", "Обратиться в банк при обнаружении несанкционированного списания денег со счета".
Пользоваться точно так же, как и предыдущим пунктом. Причем, вспомнить, что делать, в этом случае будет даже легче, так как событие не рядовое, а неприятное, заставляющее мозг мобилизоваться.

4) Делать регулярно
Здесь все те действия, которые вы должны выполнять регулярно, с заданной периодичностью.
Примеры: "Сделать резервную копию данных компьютера на внешний носитель - каждые 10 дней", "Сделать новую загрузочную флешку с Live-CD Cureit (DR Web) - каждые 60 дней".
О том, как этим лучше пользоваться, будет следующий пост.

5) Обеспечить
Перечисляется тот инструментарий, который необходим для выполнения действий по регламенту.
Примеры: "для интернет-покупок на сомнительных сайтах, бронирований отелей и т.п. иметь специальную дебетовую банковскую карту с небольшой суммой на счету", "иметь блокнот, в котором рукописным способом будут записываться все логины, пароли, контрольные слова и т.п."
Как пользоваться: обеспечить и поддерживать в рабочем состоянии всё перечисленное.

6) Приложения
Содержит все впомогательные визуальные материалы - схемы, диаграммы, таблицы, пояснения и прочую информацию, помогающую не забывать все ключевые идеи, структуры, взаимодействия и причины, которые легли в основу данного регламента.
Пример: к регламенту по информационной безопасности у меня приведена таблица всех аккаунтов (интернет-ресурсы, сотовые операторы, банки) с указанием привязки друг к другу - т.е. через какие из них какие другие можно восстанавливать, контролировать, получать пароли и т.п. Для наглядности и чтобы иметь эту информацию всегда под рукой, а не шерстить в случае чего по настройкам аккаунтов с целью ее поиска.


Зачем вообще нужна структура? Такое разбиение более очевидно по применяемости, а кроме того, позволяет автоматизировать отдельные части этой структуры, упростив тем самым их выполнение. Подробней я расскажу об этом в следующей части.


Регламент должен храниться в двух местах:
- в записанном виде (электронном или рукописном - не суть)
- у вас в голове в виде устоявшихся правил
Записанный где-то регламент должен быть всегда доступен, даже если вы его помните. Во-первых, потому что это позволит его оперативно изменять, не надеясь только на память, а во-вторых - потому что так вы можете регулярно контролировать, насколько хорошо вы его усвоили.

Из последней фразы следует еще одно правило - в списке "делать регулярно" обязательным пунктом должно быть "проверять знание данного регламента - каждые столько-то дней".

По этой части всё. Хотелось бы, чтобы вы обращали внимание на саму Систему, на методологию и системный подход, а не на те конкретные примеры (они же частные случаи), которые я тут выделил курсивом.


Ну и бонусом одна мотивационная картинка. Современной презентационной иконографикой не владею, поэтому рисовал, как мог, в пэйнте))

Lives

Продолжение следует.
Tags: kaizen
Subscribe

  • Четьверьговое

    Руки дошли до мобилофоток с вечерней велопопрогулки минувшего четверга. Я на велике, а кто-то - на сапбордах: Народ ищет спасения от жары:…

  • Форт Красная Горка

    Загородные прогулки по красивым местам продолжаются. Сегодня вот был в Красной Горке. Думаю, про это место так или иначе слышали все. Славится…

  • Токсовские высоты

    В нескольких минутах езды от Хепоярви есть Кавголовский лесопарк, в котором проложена тропа Токсовские высоты. Она крохотная, всего 2,5 км, так…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

  • 14 comments

  • Четьверьговое

    Руки дошли до мобилофоток с вечерней велопопрогулки минувшего четверга. Я на велике, а кто-то - на сапбордах: Народ ищет спасения от жары:…

  • Форт Красная Горка

    Загородные прогулки по красивым местам продолжаются. Сегодня вот был в Красной Горке. Думаю, про это место так или иначе слышали все. Славится…

  • Токсовские высоты

    В нескольких минутах езды от Хепоярви есть Кавголовский лесопарк, в котором проложена тропа Токсовские высоты. Она крохотная, всего 2,5 км, так…